Elektronik Defter Genel Tebliği

Giriş

Günümüzdeki teknolojik ve ekonomik gelişmelere ayak uydurmak ve ihtiyaçlara cevap vermek amacıyla vergi mükelleflerinin defter tutma yükümlülüğünde önemli değişikliklere gidilmiş, defter tutma yükümlülüğünün fiziki ortamdan elektronik ortama aktarılması sağlanmıştır. Bu doğrultuda da elektronik ortamda defter tutulmasına ilişkin düzenlemeler yapılması ihtiyacı doğmuştur.

Bunun üzerine, elektronik ortamda defter tutulmasına ilişkin usul ve esasları belirten 13.12.2011 tarih ve 28141 sayılı Resmi Gazete ile yürürlüğe giren Elektronik Defter Genel Tebliği (Sıra No:1) çıkarılmış ve bu tebliğ de 24.12.2013 tarih ve 28861 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanmak suretiyle yürürlüğe giren Elektronik Defter Genel Tebliği (Sıra No: 1)’nde Değişiklik Yapılmasına Dair Genel Tebliğ (Sıra No: 2) (“Elektronik Defter Genel Tebliği (Sıra No: 2)”) ile değişikliğe uğramıştır.

Bu Hukuk Postası makalesinde elektronik defterlerin uygulamadaki yeri ve Elektronik Defter Genel Tebliği (Sıra No: 2) ile getirilen değişikliklere değinilecektir.

Elektronik Defter Uygulaması için Başvuru

213 sayılı Vergi Usul Kanunu ile 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nun ilgili maddeleri uyarınca, elektronik defter, şekil hükümlerinden bağımsız olarak tutulması zorunlu defterlerde yer alması gereken bilgileri kapsayan elektronik kayıtlar bütünüdür.

Elektronik defter uygulamasından yararlanmak isteyen, defterlerini elektronik ortamda oluşturmak, muhafaza ve ibraz etmek isteyen gerçek ve tüzel kişi mükelleflerin bir takım şartları yerine getirmeleri gerekmektedir. Bu şartlar Elektronik Defter Genel Tebliği (Sıra No: 2) ile değiştirilmiştir.

Böylece, gerçek kişi mükelleflerin Elektronik İmza Kanunu hükümleri çerçevesinde üretilen nitelikli elektronik sertifika veya 397 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği çerçevesinde mali mühür temin etmiş olmaları, tüzel kişi mükelleflerin ise yukarıda belirtilen mali mühürü temin etmiş olmaları aranmaktadır.

İlgili değişiklik ile önceden sadece tüzel kişi mükelleflerin mali mühür temin etmesi söz konusu iken, artık gerçek kişi tüzel kişilerin de mali mühürden yararlanabilmesi imkanı getirilmiştir. Böylece artık gerçek kişi mükellefler de mali mühür ile elektronik defter onaylayabileceklerdir.

Ayrıca, elektronik defter tutulması, kaydedilmesi, onaylanması, saklanması ve ibrazında kullanılacak yazılımın uyumluluk onayı almış bir yazılım olması gerekmektedir.

Elektronik defter uygulaması için, yukarıda belirtilen şartları taşıyan mükelleflerin, elektronik defter portalının resmi internet adresinde^[1] yayımlanan başvuru klavuzuna uygun olarak başvuruda bulunması gerekir.

Elektronik Defter Oluşturma

Elektronik defterlerin oluşturulması için elektronik defter portalının resmi internet adresinde^[2] duyurulan format ve standartlara uygun davranılması gerekir. Elektronik defterler, söz konusu format ve standartlara uygun olarak ve aylık dönemler itibariyle oluşturulmaya ve saklanmaya başlanabilir.

Elektronik Defter Genel Tebliği (Sıra No: 2)’nin üçüncü maddesi ile getirilen değişiklik doğrultusunda, elektronik defter uygulamasından yararlanan gerçek kişiler, elektronik defterlerini, ilgili olduğu ayı takip eden üçüncü ayın son gününe kadar kendilerine ait güvenli elektronik imza veya mali mühür ile imzalar, tüzel kişiler ise mühür ile onaylar. Değişiklik öncesinde, elektronik defterlerin ilgili olduğu ayı takip eden ayın son gününe kadar imzalanması veya mühür ile onaylanması gerekmekteydi.

Yukarıda belirtilen gerçek ve tüzel kişilerin takip edeceği adımların ardından elektronik defterler için Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından onaylanmış berat alınması ve bu beratların ibraz edilmek üzere muhafaza edilmesi zorunludur.

Elektronik Defterlerin Muhafazası ve İbrazı

Elektronik Defter Genel Tebliği (Sıra No: 1)’in dördüncü maddesine göre elektronik defterler, istenildiğinde ibraz edilmek üzere ilgili olduğu beratları ile birlikte muhafaza edilmek zorundadır.

Elektronik defterlere ait kayıtların bozulması, zarar görmesi, silinmesi gibi tehlikelerin meydana gelmesini önlemek amacıyla elektronik defter tutan mükellefler yeterli güvenlik önlemleri almak ile yükümlüdürler. Ancak defterlere ait kayıtlara ilişkin bir tehlikenin oluşması veya olağanüstü bir durumun meydana gelmesi halinde Elektronik Defter Genel Tebliği (Sıra No:1), durumun on beş gün içinde Gelir İdaresi Başkanlığı’na bildirilmesi zorunluluğunu belirtmektedir.

Sonuç

Elektronik ortamda defter tutulmasına ilişkin düzenlemelerden olan Elektronik Defter Genel Tebliği (Sıra No: 2)’nin defter tutma yükümlülüğünü gerçek ve tüzel kişi mükellefler için daha az külfetli ve basitleştirilmiş hale getirdiğini söylemek mümkündür.