İşletmenin Muhasebesiyle İlgili Olmayan Ticari Defterlerin Elektronik Ortamda Tutulması Hakkında Tebliğ

İşletmenin Muhasebesiyle İlgili Olmayan Ticari Defterlerin Elektronik Ortamda Tutulması Hakkında Tebliğ (Tebliğ) 14.02.2025 tarihli ve 32813 sayılı Resmî Gazete’de yayımlandı. Tebliğ, 01.07.2025 tarihinde yürürlüğe girecek.

Tebliğ ile pay defteri, yönetim kurulu karar defteri, müdürler kurulu karar defteri ve genel kurul toplantı ve müzakere defterinin (Defterler) Ticaret Bakanlığı tarafından oluşturulan elektronik defter sisteminde (Sistem) tutulması, saklanması ve ibrazına ilişkin usul ve esaslar düzenlenir. Tebliğ’de yer alan önemli hususlar aşağıda özetlenir:

• 01.01.2026 tarihinden itibaren ticaret siciline tescil edilecek şirketler ile ilgili mevzuat uyarınca kuruluşu ve esas sözleşme değişikliği Ticaret Bakanlığı’nın iznine tabi anonim şirketler Defterlerini elektronik ortamda tutmakla yükümlüdür.
• Belirtilen şirketler dışında kalan şirketler ise ihtiyari olarak Defterlerini elektronik ortamda tutabilir. Ancak ihtiyari olarak geçiş yapıldıktan sonra tekrar fiziki deftere dönüş yapılması mümkün değildir.
• Elektronik ortamda tutulan Defterler için açılış ve kapanış onayı aranmaz. 
• Kuruluşundan itibaren Defterlerini elektronik ortamda tutacak şirketlerde Defterler, şirketin ticaret siciline tescili ile birlikte eş zamanlı olarak Sistem’de oluşturulur. Elektronik defter tutma yükümlülüğüne giren şirketler, yükümlülüğün doğduğu tarihten itibaren en geç iki ay içinde, ihtiyari olarak elektronik defter tutmak isteyen şirketler ise kararın alındığı hesap dönemi içinde, Tebliğ ekinde yer alan örneğe uygun bir kararla notere başvurarak fiziki defterlerin kapanış onayını yaptırır. İlgili bilgilerin noter tarafından Sistem’e tanımlanmasıyla birlikte Defterler Sistem’de oluşturulur.
• Şirket yönetim organı tarafından Sistem’de oluşturulan Defterler üzerinde işlem yapmak üzere bir kullanıcı (Kullanıcı) yetkilendirilir. Kullanıcı olarak birden fazla kişi belirlenebilir. 
• Pay devrinin kaydı Kullanıcı tarafından yapılır. Devrin şirketin onayı ile geçerli olacağı durumlarda Kullanıcı tarafından onayı içeren organ kararına ilişkin bilgiler de Sistem’de ilgili alana kaydedilir.
• Elektronik ortamda tutulan defterler kanuni defter niteliğinde olup Ticaret Bakanlığı tarafından muhafaza edilir.
• Sistem’de oluşturulan defterlere yapılan kayıtların doğruluğundan ve kayıtlar arasındaki farklılıkların yol açabileceği zararlardan şirket yönetim organı üyeleri ve yöneticiler sorumludur.